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5 Tipps, um mit einer virtuellen Messe erfolgreich zu sein

Die Teilnahme an virtuellen Messen ist für die meisten von uns eine neue Realität, in der wir uns bewegen. Das Playbook zu diesem Thema ist noch nicht geschrieben worden. Die meisten von uns finden es gerade erst heraus. Bei Jordis Concept haben wir bei der Verwaltung von etlichen virtuellen Messen geholfen und auch wir haben einige digitale Events besucht. Was braucht es also, um mit einer virtuellen Messe erfolgreich zu sein? Der wichtigste Aspekt, den wir hervorheben möchten, ist, dass eine virtuelle Messe immer noch sehr wohl eine Messe ist. Um die Ergebnisse zu erzielen, die Sie sich wünschen, müssen Sie sich mit der selben Strenge und Disziplin darauf vorbereiten wie auf jeder anderen Messe, die Sie persönlich besuchen.

1. Investieren Sie in Ihren virtuellen Stand

Ihr virtueller Messestand muss die beste Darstellung Ihres Unternehmens und Ihrer Marke sein. Nutzen Sie erweiterte Funktionen, falls verfügbar, wie HTML5-Banner oder GIFs. Pflegen Sie die Inhalte, die Sie zum Herunterladen zur Verfügung stellen, sorgfältig. Ein Vorteil virtueller Messen besteht darin, dass Sie, da Sie keine Materialien an den Veranstaltungsort schicken müssen, Inhalte bis zum Tag der Messe oder ganz in der Nähe der Messe auf die Plattform hochladen können, so dass Sie stets aktuelle Materialien zur Verfügung stellen. Erwägen Sie die Erstellung von "Tracks" für Ihre Produkte und/oder Personen, also z.B. eine Sammlung von Inhalten, die für Produkt A oder Käufer X von Interesse sein können. Anders als in der Realität fehlt die menschliche Interaktion. Ihr Stand und Auftreten benötigt einen roten Faden. Erstellen Sie ein einheitliches Look-and-Feel von Ihrem Stand aus, zu den Webseiten, auf die Sie verlinken (falls vorhanden), und zu den herunterladbaren Inhalten.
 
Am wichtigsten ist es, ein Erlebnis zu schaffen, das die Besucher an Ihrem Stand hält und sie dazu bringt, wiederzukommen, um mehr zu sehen. Sie können einen Zeitplan für Veranstaltungen am Stand erstellen, z. B. Produktdemos, von Gastrednern moderierte Sitzungen, themenbezogene Treffen und Happy Hours. Sie könnten auch alles daran setzen, ein "Ereignis innerhalb eines Ereignisses" mit Dingen wie Workout-Kursen für Berühmtheiten, Mixologie-Kursen und Kochkursen mit prominenten Köchen zu schaffen. Und jetzt, wo Sie all diese großartigen Dinge an Ihrem Stand veranstalten, stellen Sie sicher, dass Sie Wege finden, sie und all diese aufregenden Aktivitäten zu fördern. Die meisten Messeveranstalter werden Möglichkeiten anbieten, auf der Plattform zu werben, also nutzen Sie diese Möglichkeiten und füllen Sie Ihren Stand mit Besuchern. Sie könnten auch Ihre Reichweite vergrößern, indem Sie Ihre Standveranstaltungen in Ihren sozialen Medienkanälen veröffentlichen.

2. Virtuelle Meetings mit Leads im Voraus buchen

Mischen Sie die Karten zu Ihren Gunsten, bevor Sie überhaupt auf der Messe ankommen. Viele Unternehmen, die ihre Messen virtuell abhalten, werden eine Teilnehmerliste erstellen, wie sie es bei einer persönlichen Messe tun würden. Stellen Sie sicher, dass Sie die vielversprechendsten Leads identifizieren und Treffen mit ihnen im Voraus planen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie zuerst die Veranstaltungsagenda prüfen, damit Ihre Treffen zu günstigen Zeiten stattfinden, die von den Eingeladenen mit größerer Wahrscheinlichkeit angenommen werden. Viele Tools zur Planung von Meetings ermöglichen es Ihnen, einen Zugangslink zu einem virtuellen Meeting einzufügen, um den Prozess noch reibungsloser zu gestalten. Oder werben Sie in Ihren sozialen Kanälen für Ihren Anmeldelink für Meetings, damit interessierte Leads sich für Besprechungen mit Ihrem Team anmelden können. Die Vorabbuchung von Meetings ist nicht nur hilfreich, um mehr Leads zu erfassen und mehr Geschäfte abzuschließen, sondern ermöglicht es Ihnen auch, die Messe effizienter zu besetzen.

3. Denken Sie strategisch über die Vertreter nach, die Sie zur Messe "schicken" möchten

Überlegen Sie sich wie bei Messen, die Sie persönlich besuchen, welche Art von Messe und welches Publikum Sie erwarten, und wählen Sie dann die Vertreter aus, die über die wichtigsten Produkt- und Persönlichkeitskenntnisse verfügen, um aussagekräftige und anregende Gespräche zu führen. Normalerweise suchen Sie nach Vertretern mit den meisten Produktkenntnissen oder mit den besten Fähigkeiten zum Aufbau von Beziehungen. Oder Sie suchen Vertreter, die sympathisch und kontaktfreudig sind. Während all diese Eigenschaften auch bei der Besetzung einer virtuellen Messe zutreffend und gültig bleiben, ist eine Qualität, die Sie der Mischung hinzufügen können, die Stärke der digitalen Kommunikation, d.h. ob Ihr Vertreter sich in E-Mails/Nachrichten gut ausdrückt, ob er sich bei Videokonferenzen wohlfühlt usw. Wenn Sie der Meinung sind, dass es schwierig ist, die Aufmerksamkeit eines Lead auf einer persönlichen Messe zu gewinnen, warten Sie, bis Sie eine virtuelle Messe erleben. Es ist ein ganz anderes Spiel mit ganz eigenen Herausforderungen, aber mit einer durchdachten und strategischen Personalbesetzung werden Sie es sicher schaffen.

4. Bereiten Sie aufmerksamkeitserregende Botschaften mit relevanten Inhalten für Ihre Vertreter vor

Im vorigen Punkt haben wir kurz erwähnt, dass, wenn Sie dachten, die Aufmerksamkeit der Interessenten bei einer persönlichen Veranstaltung zu erregen sei schwierig, warten Sie, bis Sie es bei einer virtuellen Veranstaltung versuchen. Deshalb ist es so wichtig, dass die Botschaften so gestaltet sind, dass sie das Durcheinander durchschneiden und die Teilnehmer zum Lesen und sogar zum Mitmachen auffordern. Erwägen Sie, "Anreize" für die Teilnehmer zu schaffen, auf die Nachrichten Ihrer Vertreter zu antworten, oder sogar die Interaktionen mit Preisen zu spielen. Interessenten lieben es, von Menschen wie ihnen zu hören. Tauschen Sie Erfahrungsberichte, Statistiken, Tipps und Fakten aus, die für Ihre Marke und Ihr Unternehmen einzigartig sind. Begrüßungen und Höflichkeiten werden Sie nicht sehr weit bringen, wenn Messebesucher von ihnen überflutet werden. Sie könnten noch einen Schritt weiter gehen und maßgeschneiderte Nachrichten pro Person erstellen, da die Stellenbezeichnung für Sie sichtbar sein sollte. Auch das Timing ist alles. Stellen Sie sicher, dass Sie den ganzen Tag über in den Zeiten, in denen die Aufmerksamkeit der Teilnehmer am wahrscheinlichsten ist, z.B. zwischen den Sitzungen, einen einheitlichen Rhythmus haben.

5. Sorgen Sie dafür, dass die Außendienstmitarbeiter Leads konsistent an einem Ort erfassen

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter Leads in einem einheitlichen Format erfassen und dass alle Leads an einen zentralen Ort geleitet werden. Letztendlich nehmen Unternehmen an Messen teil, ob virtuell oder persönlich, um Leads zu sammeln, und wenn Sie diese Leads nicht so schnell wie möglich in die Hände von Vertrieb und Marketing geben können, verringert sich der ROI Ihrer Veranstaltung von Tag zu Tag. Die schlechte Nachricht ist, dass es (noch) keine Methode zur sofortigen Erfassung von Leads gibt, wie das Scannen von Ausweisen bei virtuellen Messen. Die gute Nachricht ist, dass es in der Regel einfacher ist, alle benötigten Informationen genau zu erfassen, indem Sie auf das Profil eines Teilnehmers klicken. Sie werden wahrscheinlich zumindest den Firmennamen, die Stellenbezeichnung und die E-Mail-Adresse finden. Investieren Sie in Messetechnologie und machen Sie Excel oder Word für die Lead-Sammlung überflüssig. Die Technologie ermöglicht es Ihnen nicht nur, Leads zu erfassen und in einem einheitlichen Format zu qualifizieren, sondern wenn Sie über eine CRM- oder Marketingautomatisierungsintegration verfügen, werden Ihre Leads nahtlos und automatisch gemäß den von Ihnen festgelegten Regeln fließen.

6. Feedback nach der virtuellen Messe einholen

Wie bei persönlichen Messen ist eine virtuelle Messe nicht beendet, wenn die Besucher die Messe "verlassen". Leads müssen zu Vertrieb und Marketing gelangen, und in dieser "neuen Welt" ist ein Konferenz-Post-Con ebenso wichtig. Treffen Sie sich mit Ihrem Team. Holen Sie sich ihr Feedback darüber ein, was gut funktioniert hat und was nicht. Fragen Sie sie, was sie im Gespräch mit potenziellen Kunden gehört haben oder was sie an anderen Ständen gesehen haben. Jedes Feedback wird Ihnen helfen, Ihr virtuelles Messe-Playbook zu ergänzen und zu verfeinern. Das werden wir auf jeden Fall tun, also schauen Sie regelmäßig hier vorbei, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Wenn Sie mehr über das Ausstellen auf Messen erfahren möchten, kontaktieren Sie uns direkt per Email.  

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